Como liderar uma equipe virtual: as lições que aprendi como gestor da equipe de alta performance do Viver de Blog

Como liderar uma equipe. Certamente uma das atribuições mais difíceis, seja você um gestor experiente, um empreendedor que está buscando montar um time agora ou um funcionário que acabou de ser promovido a líder.

Mesmo quem já possui uma vasta experiência na gestão de pessoas, passa por dificuldades ou comete erros.

Esse não é um fardo só dos iniciantes.

Muito menos uma habilidade técnica que, uma vez aprendida, pode ser replicada com qualquer pessoa, sempre do mesmo jeito.

Cada um de nós é um mundo à parte. O conjunto de personalidade, valores e experiência de vida.

E saber extrair o que cada pessoa tem de melhor é o dever de todo(a) gestor(a) que quer saber como liderar uma equipe.

No entanto, essa não é a única tarefa de um líder.

Saber administrar conflitos, expectativas, aceitar opiniões contrárias às suas e principalmente alinhar pessoas com backgrounds tão distintos com o mesmo objetivo.

Quem acompanha o Viver de Blog há mais tempo já percebeu que neste último ano a equipe cresceu consideravelmente.

Desde quando o blog era feito apenas por mim, passando por uma equipe de 4 a 6 pessoas e hoje chegando a um quadro com 18 colaboradores, 100% dedicados, muita coisa mudou.

Não só a empresa cresceu como também precisei aflorar a figura de gestor, algo que até então era uma novidade na minha vida.

Um desafio bastante interessante nessa jornada de crescimento tanto individual quanto coletivo.

Em um determinado ponto, percebi que, para conquistar resultados realmente memoráveis, precisaria contar com o talento e habilidade única de outras pessoas, para que o poder de transformação da Viver de Blog fosse muito maior.

E hoje decidi contar a você um pouco mais sobre os bastidores da Viver de Blog, principalmente para quem se interessa na gestão de equipes virtuais.

Ficou interessado(a)? Então continue lendo para saber mais sobre:

• Como liderar uma equipe: tão difícil e tão necessário
• Qual o papel do verdadeiro líder
• 10 maiores erros cometidos por gestores que não sabem como liderar uma equipe
• Gestão com foco na qualidade de vida no trabalho
• Como liderar uma equipe virtual
• Metodologia Scrum
• Dia-a-dia na Viver de Blog

Como liderar uma equipe: tão difícil e tão necessário

Se você quer ir rápido, vá sozinho. Se quer ir longe, vá em grupo – Provérbio africano”

Minha carreira como empreendedor digital já possui mais de 7 anos.

Mas durante boa parte dessa jornada, eu caminhei sozinho.

Cometi erros, acertei e conquistei resultados dos quais tenho bastante orgulho. Inclusive contei minha história com maiores detalhes neste post aqui.

Acredito que, principalmente no início, essa caminhada solitária é um excelente período de aprendizado e de autoconhecimento.

Porém, dificilmente alguém conseguirá feitos épicos e de longo prazo sem contar com a ajuda de pessoas brilhantes.

A equipe da Viver de Blog não começou grande do jeito que você vê hoje.

Durante cerca de 2 anos, a equipe VDB contou com no máximo 6 colaboradores. E mesmo nessa época, conseguimos alcançar feitos bastante consideráveis, como:

• 3 milhões de visitas só no blog.
• 25 artigos na primeira posição do Google (trazendo tráfego orgânico e gratuito).
• Mais de 100 mil inscritos na lista de emails.
• Faturamento de 7 dígitos (mais de 1 milhão de reais) em 7 dias, marca que alcançamos 2 vezes em 2014.

Eu não teria conseguido esses resultados tão expressivos se ainda estivesse sozinho, trabalhando de pijama no meu quarto (como muita gente acredita..hehe).

Se com 6 pessoas na equipe já tínhamos ido tão longe, o que poderia acontecer se dobrássemos esse número?

Foi isso que decidi descobrir no ano de 2016, quando contratei 12 pessoas de uma vez só para o time da VDB.

Um desafio necessário e infinitamente maior, pois eu finalmente faria a transição de produtor de conteúdo e fundador do Viver de Blog para gestor e líder de uma equipe full-time.

Mas antes de colher os resultados, eu precisei descobrir o que realmente significa ser um bom líder e como liderar uma equipe.

Qual o papel do verdadeiro líder

O que todo gestor espera de sua equipe é que ela corresponda à altura suas expectativas, entregue resultados e performe sempre no máximo de suas capacidades.

Porém, exigir resultados fantásticos quando se é um líder medíocre soa apenas como hipocrisia.

Um verdadeiro líder é o espelho de sua equipe.

É a pessoa responsável não só por conduzir, mas também por dar o exemplo, ser uma fonte de inspiração.

É a figura que irá trabalhar a motivação de cada um dos membros de forma eficiente.

Não só irá apontar o caminho a ser seguido, mas será o primeiro a mostrar por onde ir e mais que isso, irá fazer todo o percurso com seus liderados.

O líder competente conhece cada uma das pessoas que está a seu lado e sabe quais características que tornam aquela pessoa um membro tão vital.

Sem contar que sabe como ninguém valorizar as qualidades e fazê-las vir à tona.

Assim como também sabe respeitar as dificuldades de cada um e se disponibilizar a trabalhar lado a lado para resolvê-las.

O líder assume a responsabilidade quando algo não dá certo e divide as vitórias com todos, nunca tomando mérito para si.

Há quem acredite que a posição de um líder é de privilégios, poder e de dominação.

Claramente um erro bastante comum de quem ainda confunde o verdadeiro líder com a figura antiquada do chefe.

Diferença entre líder e chefe

Se você já trabalhou ou trabalha no mundo corporativo, é bem provável que já tenha conhecido esses dois tipos de gestores: o líder e o chefe.

Estereótipos à parte, o chefe, ou seja, o gestor incompetente, não é só aquele que grita e vocifera com seus funcionários e trata todos a sua volta apenas como pessoas que estão ali para servi-lo(a).

Algumas vezes o chefe pode estar disfarçado como uma figura simpática, porém ainda assim comete erros graves que acabam por comprometer os resultados da sua equipe, da empresa para a qual trabalha ou até mesmo do seu próprio empreendimento.

Portanto, para não restar dúvidas, vou listar as maiores diferenças entre um chefe e um líder:

• Um chefe usa as pessoas. Um líder trabalha fortemente no desenvolvimento de cada membro de sua equipe;
• Um chefe se coloca na posição de superior, aquele que manda em tudo e em todos. O líder, por sua vez, respeita e trata os membros da equipe como iguais.
• Muitos chefes gostam de controlar as pessoas através do medo, ameaçando uma demissão, por exemplo. Já um líder procura ganhar o respeito e admiração;
• Frase típica de um chefe: “você não está fazendo mais que sua obrigação” ou “para isso que você é pago”. Já um líder reconhece o bom trabalho publicamente e nunca toma o crédito para si;
• Um chefe delega tarefas e responsabilidade. Um líder delega autoridade;
• O chefe procura culpados para erros. O líder procura descobrir o que deu errado e fazer de tudo para consertar;
• Muitas vezes o chefe sente-se ameaçado por seus subordinados e acaba por não elogiar ou até mesmo passar informações importantes. Basicamente guarda o conhecimento todo para si, enquanto o líder ensina como se faz e tem como objetivo desenvolver o potencial individual e coletivo da equipe;
• O péssimo gestor gosta de dizer “eu” ao invés de “nós”.

Se você está em um posição de liderança e age de forma parecida com algum dos pontos acima, recomendo que reveja suas atitudes.

Elas podem fazer seu barco afundar lentamente. Talvez não agora, mas em um futuro próximo.

Aliás, pensar a curto prazo é um dos muitos erros que alguns gestores cometem.

10 maiores erros cometidos por gestores que não sabem como liderar uma equipe

Continuo afirmando: saber como liderar uma equipe não é tarefa para qualquer um.

Mesmo os profissionais e líderes mais dedicados cometem erros, uma vez ou outra.

Seja por inexperiência, seja por falta de conhecimento ou até mesmo falta de talento para lidar com pessoas, graves erros de gestão são cometidos todos os dias nas empresas.

Será que você está cometendo alguns desses erros?

1. Toma o crédito pela ideia de algum membro da sua equipe. Esse é um dos piores erros que você pode cometer pois destrói toda sua credibilidade perante seu time.
2. Não sabe elogiar ou não elogiar quando alguém faz um bom trabalho. Você gosta de se sentir importante? Então, saiba que não está sozinho(a) nessa. Todos nós precisamos de reconhecimento.
3. Não só não elogia, como também sempre aponta os erros. E pior, publicamente.
4. Não assume uma postura de liderança, sempre procrastina ou delega decisões extremamente importantes.
5. Não aceita ideias contrárias e nem está interessado(a) em ouvir argumentações.
6. Deixa os membros da equipe no “escuro” e não dá direções claras a respeito de um projeto ou tarefa.
7. Procura controlar cada passo de seus colaboradores, o que demonstra falta de confiança.
8. Nunca tem tempo para discutir assuntos importantes com seu time e muito menos para dar feedbacks para seus funcionários.
9. Reclama o tempo todo do desempenho de seus colaboradores e dos problemas da empresa mas não toma uma atitude de fato para resolver nada.
10. Não se comporta de maneira profissional, faz fofoca e elege favoritos. Nem preciso dizer que esse é a receita para desandar o clima da equipe.

Claro que nem tudo está perdido. Sempre é possível consertar boa parte desses erros com práticas adequadas de gestão a fim de promover mais qualidade de vida no trabalho para seu time.

Gestão com foco na qualidade de vida no trabalho

Não existe separação entre a qualidade de vida e a qualidade de vida no trabalho.

Especialmente se você parar para pensar que passamos cerca de 90 mil horas de nossas vida apenas trabalhando.

Se você comete com frequência os erros que citei acima, pode ter certeza que sua equipe não está nem 10% envolvida com empresa quanto você acredita ou gostaria.

Gestão medíocre só pode gerar resultados medíocres.

Esperar resultados diferentes, fazendo a mesma coisa? É…também não vai acontecer.

Saber como liderar uma equipe envolve, antes de tudo, se preocupar com a qualidade de vida no ambiente de trabalho. Seja ele físico ou virtual.

• Você conhece a ou as habilidades de seus colaboradores? Se não, você tem um problemão nas mãos. E não só porque um verdadeiro talento pode estar sendo desperdiçado em outra função, mas também porque você pode estar gerando frustração em seu funcionário, que não consegue aliar o trabalho com seu propósito de vida.
• Produtividade e motivação andam de mãos dadas. Exigências descabidas e longos períodos de trabalho só causam estresse e cansaço, além de deixar as pessoas doentes.
• Dê liberdade e encoraje a busca pela criatividade e inovação. Quando você mostra confiança no potencial de sua equipe, você investe em motivação.
• Procure entender a motivação individual de cada colaborador da sua empresa fazendo algo bastante simples: falando abertamente. Encontre maneiras de conversar com cada um da sua equipe e os motive dessa forma.
• Os funcionários mais motivados são os que enxergam oportunidades de crescimento e encontram meios de conciliar sua vida profissional e pessoal. Não necessariamente aqueles com os maiores salários.
• Ofereça, se possível, flexibilidade de horários de entrada e saída (principalmente para funcionários com filhos) e Home Office se a função permitir.

Esse último item de uma boa gestão, a flexibilidade de horários e o trabalho remoto, é, em minha opinião, a melhor prática de gestão.

Não só para os funcionários, mas para sua empresa também.

Os custos fixos de uma gestão virtual são extremamente baixos se comparados aos de um empresa física e sem falar no ganho de produtividade.

E claro, este é o modelo adotado aqui na Viver de Blog. Explico melhor sobre como fazemos a gestão de pessoas na Viver de Blog neste artigo aqui.

Como liderar uma equipe virtual

Uma das maiores vantagens de ser um empreendedor digital é poder trabalhar praticamente de qualquer lugar que tenha uma conexão decente de internet.

Não ter que enfrentar trânsito, transporte público lotado e poder trabalhar em meu horário mais produtivo do dia sempre foram benefícios dos quais eu não estava disposto a abrir mão.

No momento em que decidi crescer a Viver de Blog sabia que teria que encontrar uma maneira diferente de administrar a empresa para continuar vivendo da maneira que acredito ser a melhor em termos de qualidade de vida.

E claro, queria que meus colaboradores também pudessem usufruir desses mesmos benefícios.

Graças à natureza do nosso negócio, que tem como pilar principal a produção de conteúdo memorável e à robusta tecnologia a qual temos acesso hoje, pude colocar meu plano em prática.

Algumas empresas como IBM, Dell e até mesmo o Banco do Brasil já vêm apostando no sistema parcial de Home Office para melhorar o desempenho de seus funcionários e seu grau de felicidade.

Tenho muito orgulho de fazer parte desse novo movimento rumo à qualidade de vida no trabalho e ver a Viver de Blog ser uma das empresas pioneiras na operação com equipe 100% virtual.

Como liderar uma equipe virtual

Uma das perguntas que mais recebo de outros empreendedores é: qual o segredo para gerenciar um time virtual que dá resultados?

Certamente que não há uma única resposta para essa pergunta.

Mas se pudesse escolher somente uma coisa, seria: escolha bem as pessoas que estarão a seu lado nessa jornada.

Sem a barreira geográfica, pude contratar os melhores profissionais das mais diversas áreas, que atualmente estão espalhados por todo o Brasil e até mesmo pelo mundo.

Para trabalhar em equipes virtuais, seus colaboradores precisam ter algumas características específicas, como:

• Boa comunicação;
• Habilidade para trabalhar sozinho e de forma “independente”;
• Alto grau de inteligência emocional;
• Familiaridade com algumas tecnologias necessárias;
• Alto grau de comprometimento e responsabilidade;
• Proatividade;
• Valores alinhados à cultura da empresa.

É fundamental que todos da equipe entendam e compartilhem a cultura, ou seja, o DNA da empresa.

Só assim será possível caminhar na mesma direção, o que possibilita minimizar os riscos de embates interpessoais.

O processo de aprender como liderar uma equipe, seja ela virtual ou não, é longo e  infinito. Sempre há algo a melhorar.

Não pense que times virtuais são mais fáceis de administrar. Muito pelo contrário.

Ao longo deste ano fomos compreendendo quais eram as melhorias necessárias para que o trabalho fluísse mais rapidamente e gerasse mais resultados.

Foram erros e acertos, e mais erros e acertos, em um ciclo de melhoria constante. Porque esse é o nosso lema, 1% melhor todo dia.

Veja mais sobre o assunto nesse vídeo aqui:

Metodologia Scrum

Seguindo o princípio de melhorar sempre, procuro me manter atualizado a respeito de diversos assuntos.

E como gerenciar times virou minha atribuição número 1 na Viver de Blog, fui atrás de tudo que consegui pôr as mãos em termos de gestão de equipes.

Foi assim que entrei em contato com a Metodologia Scrum, através do livro Scrum – A Arte de Fazer o Dobro de Trabalho na Metade do Tempo do autor Jeff Sutherland.

O objetivo da Metodologia Scrum é basicamente definir processos dentro da sua empresa com foco em fazer mais em menos tempo.

Estrutura do time ideal

Nenhum empresa, virtual ou não, consegue sucesso sem um time de pessoas talentosas e dedicadas. Ponto!

Você pode ter acesso às melhores tecnologias, máquinas e dinheiro de sobra para investir em um mercado extremamente lucrativo.

Falhe em montar um “dream team”, ou “time dos sonhos” e você pode até conseguir algo, mas saiba que certamente será muito abaixo do esperado.

No entanto, não basta você contratar e treinar as pessoas certas. É necessário também colocá-los em grupos de tamanhos específicos.

Que de acordo com a metodologia Scrum, um time com 7 membros seria o número perfeito, com uma variação máxima de dois a mais ou a menos.

Além disso, times de 3 a 7 pessoas precisam de 25% menos esforço do que times com 9 a 20 pessoas para ter o mesmo trabalho realizado.

Antes de conhecer o Scrum, vivi na pele a experiência de ter que gerar mais esforço na comunicação sem tantos resultados com uma equipe de 15 pessoas e apenas um gestor.

A partir desse princípio tão importante da Metodologia Scrum, dividi a empresa em 4 áreas principais:

• Criação
• Mídias
• Sucesso
• Tecnologia

Cada uma dessas áreas conta com o número máximo de membros, aquele estipulado pelo Scrum. E posso afirmar que o resultado não demorou a aparecer com a nova organização.

Também é importante frisar que cada uma dessas áreas possui seu “Scrum Master”.

O Scrum Master é a pessoa que irá facilitar todas as reuniões do time, garantir que haja transparência total e, mais importante, ajudar o time com algum obstáculo que estiver no seu caminho.

Ele é como um líder de uma área na empresa. E como tal precisa de liberdade para tomar decisões e definir os “Sprints”.

Sprint

Na metodologia Scrum, o Sprint é um ciclo de tempo em que você define as tarefas que serão priorizadas e realizadas.

Depois de alguns testes, decidimos adotar o Sprint semanal na Viver de Blog.

Definimos na segunda-feira quais são as tarefas prioritárias e o que faremos durante toda a semana.

Para funcionar, o Sprint precisa de consistência. Nada de fazer sprints de uma semana e depois de duas, voltar à uma semana. Teste vários prazos mas defina um padrão o mais rapidamente possível.

Importante também adotar o costume de revisar o que foi feito, se todas as tarefas definidas foram entregues sem atrasos. E promover as melhores necessárias para o próximo ciclo.

Por mais que a empresa esteja dividida em 4 áreas, a transparência é um de nossos valores principais. Todos da equipe têm acesso ao que está sendo executado em outras áreas.

Além disso, procuramos manter a comunicação mais clara possível, para evitar retrabalhos ou mal entendidos.

Aqui na Viver de Blog usamos o Slack com alguns canais organizados e livres para todos, assim como mantemos nossos documentos no Google Drive também livres para todos da equipe.

Porém, quem define a visão para onde a empresa e os times estão indo?

Dentro da metodologia Scrum, é o chamado Product Owner quem define as ideias que entrarão no Sprint semanal.

Diferente do Scrum Master que se preocupa muito mais com a produtividade e prazos de entrega do que definição de prioridades.

Nossos Sprints semanais ficam organizados nos boards ou quadros de cada uma das 4 áreas, lá no Trello.

Basicamente usamos uma divisão bastante simples de 3 colunas:

1. A Fazer
2. Fazendo
3. Feito

Uma vez finalizado o Sprint, o trabalho não termina. Como já afirmei, estamos sempre avaliando nossos processos para entender o que pode ser feito mais rápido e melhor.

Dia-a-dia na Viver de Blog

Apresentei um pouco mais da metodologia Scrum porque ela já diz muito do trabalho que fazemos diariamente aqui na Viver de Blog.

Bem como organizamos nossos processos para atingir metas memoráveis em cada vez menos tempo.

A comunicação entre membros de uma equipe costuma ser a parte mais problemática na gestão de empresas virtuais.

Porém, com algumas melhorias, conseguimos chegar em um estágio que considero bastante satisfatório nesse quesito.

Não só dividi a empresa em 4 áreas com seus respectivos líderes, como também trocamos algumas ferramentas que não estavam de acordo com nossas necessidades.

E sempre que for preciso, novos ajustes serão feitos.

Basicamente organizamos nossas principais tarefas dessa maneira:

Comunicação diária e rápida entre todos os membros da equipe

Slack é a ferramenta mais utilizada por todos aqui na Viver de Blog.

O aplicativo, que pode ser usado em desktops e smartphones, permite uma comunicação rápida e ágil entre os membros da equipe, em formato de mensagens.

Separamos a comunicação da empresa em vários canais, incluindo as divisões das 4 áreas que citei acima.

Gravei um tutorial completo em vídeo sobre o Slack, explicando por que ele pode significar a morte do email para equipes e como ser mais produtivo usando esse aplicativo:

Reuniões para definir sprints e analisar o desempenho da semana

Tão importante como ter uma ferramenta de comunicação mais prática e ágil é possuir uma maneira eficiente de fazer reuniões.

Usar o formato de vídeo e áudio e não só basear a comunicação entre os membros em mensagens e emails, aumenta a proximidade e pessoalidade (dentro dos limites virtuais, é claro).

Para essa função utilizamos o Zoom, aplicativo para conferências online voltado para times e empresas.

Toda segunda-feira fazemos uma reunião com toda a equipe para discutir o que foi entregue e quais serão as tarefas da próxima semana.

Além do call principal, cada área da VDB faz uma média de 3 calls durante a semana para alinhar pontos mais específicos, os chamados Pulse Calls.

Desde que implementamos essas pequenas reuniões pontuais na semana, sentimos muita diferença na produtividade e até mesmo no relacionamento interpessoal.

Definição e organização de tarefas

O Trello tem se tornado uma das ferramentas mais importantes, mais essenciais, no nosso trabalho aqui em equipe.

Especialmente para manter tudo organizado e todas as tarefas alinhadas.

Dentro da ferramenta é possível criar vários Quadros, que seriam os projetos, e dentro de cada um deles criar cartões de tarefas a fazer, as que estão em processo e as já finalizadas.

Tudo isso seguindo a Metodologia Scrum.

Essa foi uma das ferramentas que trocamos ao longo da nossa jornada em equipe pela sua interface simples e bastante visual.

Até gravei um vídeo explicando melhor como usamos o Trello na VDB.

Documentos centralizados e disponíveis para todos os membros

Já falei que priorizamos a transparência e que por isso todos os documentos necessários para fazer o trabalho fluir mais rapidamente precisam estar acessíveis a todos os membros do time.

Google Drive é um aplicativo para criar, organizar e visualizar de forma sincronizada e colaborativa todos os documentos pessoais e profissionais.

Usamos essa ferramenta separando cada canal da empresa em pastas, colocando os arquivos (textos, planilhas, apresentações, entre outros) de forma organizada e fácil de encontrar.

Senhas acessíveis a todos com 1Password

1Password for teams é um aplicativo para gerenciar senhas e logins para times através de uma única senha mestre.

Todos os itens, como logins, senhas de servidores, contas de email, ferramentas e tudo mais que for necessário para a equipe fica armazenado no painel do 1Password.

Muito mais prático para compartilhar as suas senhas com todos e não deixar em algum documento de texto que toda hora precisa ser atualizado e não é tão seguro assim.

Também gravei um vídeo mostrando toda a interface do 1Password. Clique aqui embaixo para conferir.

Conclusão

O ano de 2016 nem acabou, mas já está marcado como o ano de virada e muitas inovações na Viver de Blog.  Estamos apostando cada vez mais em novos modelos de negócio, de lucratividade e claro, na gestão de pessoas também.

Tenho orgulho em perceber que somos percursores de um movimento que está mudando a forma como as pessoas se relacionam com o trabalho, e claro, mudando para melhor.

Os desafios são enormes. E serão cada vez maiores!

Mas tenho a certeza de que estamos bastante preparados para o futuro memorável que nos aguarda.

E você? está pronto(a) para embarcar nessa também?

O futuro tem muitos nomes. Para os fracos é o inalcançável. Para os temerosos, o desconhecido. Para os valentes é a oportunidade -Victor Hugo