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Produtividade e alta performance: 27 dicas transformadoras que pessoas brilhantes usam para instalar hábitos de sucesso

Henrique Carvalho Escrito por Henrique Carvalho em 21 de março de 2016
27 dicas práticas para alta performance

Como aumentar a sua produtividade

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Praticamente todos que buscam resultados acima da média desejam aumentar sua produtividade.

Buscamos constantemente a fórmula mágica para fazer cada vez mais em cada vez menos tempo.

Mas por que alguns conseguem fazer uma excelente gestão de tempo e chegam no fim do dia satisfeitos com seus resultados, enquanto outros sentem uma enorme dificuldade em finalizar até mesmo uma única task?

Certamente todos nós temos as mesmas 24 horas para alcançar nossos objetivos e realizar nossos sonhos.

Então porque, ainda assim, muitos falham na missão de atingirem um alto grau de produtividade?

Se você deseja descobrir a resposta para essa dúvida, aprender mais sobre produtividade e melhorar seu nível de entrega de resultados, continue lendo este artigo.

Nele vamos falar sobre:

O que é produtividade

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Produtividade nunca é um acidente. É sempre o resultado de um comprometimento com a excelência, inteligência, planejamento e esforço focado. – Paulo J. Meyer

Você sabe o que realmente significa ser uma pessoa produtiva?

Produtividade muitas vezes é confundida com o estar atarefado e com o tempo todo tomado por inúmeras tarefas.

Quantas pessoas não se orgulham de estarem sempre ocupadas, não terem tempo para mais nada, mas que reclamam que não conseguem finalizar a grande quantidade de tarefas que parece não ter fim?

Com certeza ser produtivo não é ter uma enorme lista de afazeres e ir completando cada uma delas em menos tempo para com isso conseguir acrescentar novas tarefas à lista.

Muito menos trabalhar mais de 15 horas por dia, todos os dias, e assim sacrificar sua saúde, seu descanso e seus relacionamentos.

Mas antes de entendermos o conceito de produtividade, vamos falar sobre outros 3 conceitos muito relevantes para a contextualização do assunto.

Qual a diferença entre eficácia, efetividade e eficiência?

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“Não há nada tão inútil quanto fazer com grande eficiência algo que não deve ser feito.” – Peter Drucker

Geralmente estes 3 importantes conceitos são bastante confundidos entre si.

Então vamos aos conceitos publicados no Portal Educação para compreender melhor essa diferença:

  • Eficácia: é a capacidade de se realizar um objetivo, fazendo uma relação entre resultados pretendidos e resultados obtidos.
  • Efetividade: é a maneira correta de se realizar alguma atividade ou atingir um objetivo.
  • Eficiência: alcançar um objetivo pretendido ou o máximo de resultado com o mínimo de esforço, gasto de tempo e recursos.

E por que é importante entender essas definições um pouco melhor?

Eficiência e produtividade são conceitos bastante semelhantes.

Aplicar uma quantidade mínima de recursos e com isso conseguir bons resultados é sinônimo de produtividade.

Conceito de produtividade

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A correlação entre esforços e resultados ainda é a melhor medida para se avaliar o grau de produtividade.

No entanto, como já falamos acima, ser produtivo não é sinônimo de estar ocupado.

Mas o que seria então?

Fato é que, cada pessoa tem seu próprio conceito de produtividade.

Para alguns significa apenas produzir mais e mais, sem considerar a relevância daquilo que se está fazendo.

Já para outros seria um melhor gerenciamento e com isso conseguir fazer mais tarefas em menos tempo.

E ainda há aqueles que acreditam ser a realização de tarefas prioritárias e que levarão a resultados consistentes, como aumentar o lucro, por exemplo.

Muitos levam realmente a sério aquele conceito de produtividade, que afirma que quanto mais produzimos, mais devemos produzir.

Entretanto, esse é um dos tipos de atitude que podem levar ao estresse e ao cansaço, resultando justamente em quê?

Exatamente o que você pensou: na queda na produtividade e uma péssima qualidade de vida no trabalho.

Se manter ocupado apenas para mostrar ao colega de trabalho, ao chefe ou a você mesmo o quanto consegue manter a alta performance em termos de produtividade serve apenas para um propósito.

Desperdiçar seu precioso tempo e não obter resultados relevantes.

Ser produtivo também não é apenas reagir a problemas e se manter constantemente apagando incêndios.

O essencial para a alta produtividade é saber onde se deseja chegar e quais os melhores meios para se alcançar o objetivo.

E assim traçar metas e planejar atividades relevantes, e de preferência por ordem de prioridade.

A melhor definição de produtividade é aquela com a qual você se sente em paz, feliz e com a sensação de dever cumprido no fim do dia.

Qualidade e produtividade

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A relação entre motivação, produtividade e qualidade é mais do que óbvia.

Quando conhecemos a fundo quem somos, temos total consciência de nossos maiores desejos e clareza dos objetivos.

Não há dúvida sobre isso e é por isso que nos dedicamos mais à determinadas tarefas.

Isso porque estamos motivados, perseguimos um propósito que acreditamos e entendemos seu papel na realização do sonho.

Inclusive, se você está precisando de um pouco de inspiração e motivação, baixe aqui nosso Ebook com as 101 frases inspiradoras para abrir sua mente e melhorar seu dia.

Para produzir mais é preciso saber o que é que te faz levantar da cama todos os dias.

  • Deveres a cumprir?
  • Contas a pagar?
  • Realização pessoal?

Além da motivação ser o combustível para maior produtividade, ela também influencia outro aspecto importante: a qualidade daquilo que está sendo produzido.

É perfeitamente possível produzir cada vez mais em cada vez menos tempo, mas se feito da maneira errada pode acabar com um elevado custo:

O da queda da qualidade do resultado.

Por mais engajado que você esteja em produzir mais, é preciso buscar o equilíbrio.

Fica difícil, se não impossível, manter-se ativo por longas horas todos os dias sem direito ao descanso e ao lazer.

Um eventual desgaste na saúde física e mental ocasionado pela grande carga de trabalho certamente causa impactos negativos na qualidade do que está sendo feito.

Ou seja, nem sempre a alta produtividade pode ser avaliada, isoladamente, como algo positivo.

Portanto, se o que você deseja é ser altamente produtivo e entregar resultados relevantes, leve sempre em consideração essas dicas:

O segredo é ter foco

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De acordo com uma análise feita pelo Dr Donald Wetmore, do Instituto de Produtividade, 20% de um dia de trabalho médio é gasto com tarefas verdadeiramente importantes, enquanto 80% do dia é usado para coisas com pouco ou nenhum valor.

Considerando que um dia médio de trabalho dura cerca de 8 horas, gastar um pouco mais de 1 hora e meia em afazeres que realmente possuem algum grau de importância parece pouco, não?

Se nos concentramos mais nas atividades complexas primeiro ao invés de resolvermos aquilo que parece mais fácil ou mais rápido, certamente teremos melhorias significativas em nossa produtividade através do gerenciamento correto de tempo.

Por isso reforço, ter em mente onde se deseja chegar, com metas claras,  é o primeiro passo para saber o que é prioridade e o que pode ser deixado para depois.

Saber priorizar acaba de uma vez por todas com a desculpa de “não tenho tempo para nada”, “sou uma pessoa muito ocupada” ou “o meu dia deveria ter mais de 24 horas.

A habilidade de focar no seu objetivo é essencial para apresentar produtividade com qualidade.

Uma boa ajuda para aumentar o foco e a concentração é investir na meditação. Conheça melhor esse e outros benefícios dessa prática neste artigo aqui.

Isso nos leva à outra questão: o mito da produtividade baseada em multitarefa.

Desista de uma vez por todas de ser multitarefa

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Muitos profissionais sentem-se orgulhosos de conseguirem realizar várias tarefas ao mesmo tempo.

Sinto dizer, mas se você pensa assim, está cometendo um grande erro.

Um artigo publicado pelo Harvard Business Review afirmou que ser multitarefa resulta em 40% de queda na produtividade bem como aumento de 10% no nível de estresse.

Simplesmente é impossível para o cérebro humano se concentrar de forma igual em mais de uma atividade cognitiva (que exige esforço intelectual).

Executar duas coisas ao mesmo tempo só funciona quando usamos a combinação de uma atividade intelectual com outra física, como correr e ouvir um audiobook, por exemplo.

Organize seu dia para que seja possível executar uma tarefa por vez e só dar início a uma nova atividade quando a anterior for 100% finalizada.

Uma ótima maneira de focar completamente em uma tarefa?

Entrar no “estado de flow“.

Conceito de “estado de flow

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Em uma palestra no TED Talks, o Dr Mihaly Csikszentmihalyi, explica que atingir o “estado de flow” com regularidade é o caminho para a felicidade.

Mas o que significa entrar em “estado de flow“?

Entrar em flow é como experimentar o grau máximo de concentração, que acontece quando estamos completamente envolvidos em um processo criativo.

Não sobra espaço para distrações externas e nem mesmo internas, como fome ou sono.

É como se toda nossa energia fosse voltada apenas para a execução de uma determinada tarefa e nada mais pudesse atrapalhar.

A felicidade e satisfação que sentimos ao experimentar esse grau máximo de concentração, faz com que nossa produtividade também atinja seu pico máximo.

Os inimigos da alta performance

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Assim como o excesso de informação, um dos maiores perigos que o avanço da tecnologia nos trouxe são as distrações na palma de nossa mão, principalmente se você trabalha em casa.

Hoje em dia, basta ter um smartphone para você estar rapidamente conectado com seus amigos do mundo inteiro através do Facebook, Instagram, Youtube, entre outras redes sociais.

Não há nada de errado em socializar. Desde que não seja no momento em que você deveria estar produzindo. E quando isso ocorre é uma distração.

A grande questão é como evitar as distrações nos momentos de trabalho mas sem necessariamente deixar de fazer parte de nossos círculos sociais.

Redes Sociais

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Não há dúvida: 10 em cada 10 pessoas concordam que as redes sociais são os maiores inimigos da alta produtividade.

Mas como muitos as utilizam como instrumento de trabalho, torna-se difícil eliminar seu uso.

Portanto a solução é utilizá-las de forma inteligente.

  1. Acesse somente em horários pré-definidos, de preferência no fim do dia, quando você já terá realizado todas suas tarefas.
  2. Use um navegador diferente para acessar as redes sociais. Utilizo o Safari para trabalho e Chrome para redes sociais. Você irá treinar seu cérebro a entrar e sair do modo de trabalho mais facilmente.
  3. Use um aplicativo que elimine o feed de notícias no Facebook. Às vezes, você precisará responder uma mensagem importante ou criar um anúncio dentro da rede social. Recomendações: Kill News Feed | News Feed Eradicator.
  4. Deixe os ícones das redes sociais dentro de pastas no seu smartphone e em uma página diferente da principal. Desse modo, você terá que fazer um esforço extra para chegar lá.
  5. Use um timer quando estiver na rede social. Você pode colocar um tempo para estar nesse modo social. 15 minutos, 30 minutos.

Essas dicas são ainda mais importantes para quem trabalha em casa, onde o acesso a toda e qualquer rede é liberado.

Portanto, fique atento para não cair em tentação com as redes sociais e também com outro inimigo da produtividade: o email.

Email

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Você tem vício por abrir emails? Checa mais de 3x por dia?

Acredite, você não está sozinho nessa!

Porém, se você verifica seu email como a primeira coisa que faz ao levantar da cama, já adianto que esse é um enorme problema.

Sua energia e tempo podem estar sendo desperdiçados por nada!

Ao fazer isso, você está colocando a agenda de outras pessoas na frente da sua.

Então não deixe o email derrotar sua produtividade.

  1. Sempre tome uma ação ao verificar seus emails. Fazer isso mais de uma vez é re-trabalho.
  2. Procure olhar seu email em horários (períodos) pré-definidos. E de preferência quando você puder respondê-los ou apagá-los.
  3. Email no celular: Você nem sempre conseguirá responder brevemente seus emails pelo celular. Porém, se quiser organizá-los, um aplicativo como o Inbox pode ajudar.
  4. Receber emails em horários pré-definidos: Com o aplicativo BatchedInbox você consegue fazer isso. Coloco 14:00 e 02:00 para receber emails.
  5. Descadastramento de listas que não interessam você: Tenho certeza que você está cadastrado em diversas listas que não o interessam. Você pode se descadastrar delas facilmente e em conjunto através do Unroll.me.
  6. InboxZero: Procure eliminar todos os emails todos os dias, alcançando o número mágico de zero emails na caixa de entrada. Sua caixa de email não deve servir como lista de tarefas a fazer.

Procrastinação

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Porque fazer hoje o que você pode deixar para amanhã?

O ditado popular não é esse, mas podemos concordar que este sim está muito mais próximo da realidade da maioria das pessoas.

Temos uma tendência à procrastinação, em especial com tarefas que exigem mais esforços ou tempo para serem concluídas.

Mas antes de saber como evitar que a procrastinação se torne um problema sério a ponto de impedir que você realize grandes objetivos, é preciso reconhecer quando se está “empurrando com a barriga”.

Se você:

  • Levanta o tempo todo de sua mesa para tomar café ou fazer alguma outra coisa sem urgência.
  • Lota sua lista de tarefas com atividades simples e rápidas, mas sem grande importância, como responder emails.
  • Precisa sempre estar de bom humor para realizar as tasks mais importantes do seu projeto.
  • Possui uma lista enorme de afazeres e praticamente não completa nenhum deles. Sinto dizer, mas você pode estar caindo na armadilha da procrastinação.

Caso você perceba que está fazendo isso com frequência, temos algumas dicas para ajudar:

  1. Entenda por que você está adiando a execução de algumas coisas.
  2. Comece sempre pelas tarefas mais complexas e demoradas.
  3. Faça um acordo: caso finalizada determinada tarefa, você pode descansar por uma hora, por exemplo.
  4. Coloque deadlines e seja extremamente rígido com eles.
  5. Se for preciso, peça para alguém cobrar a execução da tarefa.

Procrastinação é nociva para sua produtividade, portanto fique atento.

E para evitar que você caia nessa, fique atento a outro problema moderno: o excesso de informação.

Como lidar com o excesso de informação

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A internet nos trouxe possibilidades incríveis, como poder conhecer um pouco sobre lugares distantes, aprender uma língua e até mesmo trabalhar de casa.

No entanto, como nem tudo é 100% positivo, a sociedade moderna passou a ter que lidar com uma problema até então desconhecido: o excesso de informação.

Fato é que, este é um problema que teremos que aprender a conviver, já que, assim como uma bola de neve, o número de informações disponíveis só irá crescer.

E pior, quanto mais informações de qualidade consumimos, mais queremos.

E claro, acabamos sobrecarregados.

E por que o excesso de informações pode ser prejudicial?

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Não há nada de errado em termos muita informação de qualidade à nossa disposição.

Especialmente se soubermos filtrá-la de acordo com nossos interesses e prioridades.

Mas, a partir do momento em que você começa a ficar paralisado e deixa de levar para ação tarefas importantes, um sinal de alerta deve soar.

Acreditar que, para implementar um projeto você precisa de mais e mais informações pode levar você a um estágio eterno de paralisia.

Você pode até mesmo a chegar a acreditar que, como não tem todo o conhecimento necessário porque não consegue absorver tantas novas informações, não tem capacidade de tomar uma atitude.

Vire esse jogo a seu favor e faça bom uso das informações disponíveis

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As vantagens de ter mais acesso à informação são superiores às suas desvantagens.

Portanto, use isso a seu favor, aplicando algumas regras:

  1. Conheça bem seus objetivos e saiba quais informações são importantes para ajudar em sua realização.
  2. Não adie nenhuma tarefa porque precisa de mais alguma informação. Acredite, esse será um ciclo sem fim.
  3. Caso se depare com alguma informação interessante mas que não será útil naquele momento, guarde-a para depois. Uma boa maneira de fazer isso é usando o Pocket.
  4. Determine um dia de sua semana ou horários específicos para consumir novos conteúdos.

Você tem 12 minutos para absorver o conhecimento dos maiores autores de obras sobre carreira, negócios e desenvolvimento pessoal? Então conheça o aplicativo 12 minutos e acelere ainda mais seu aprendizado. Clique aqui e saiba mais.

Como melhorar sua produtividade pessoal

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Não podemos dizer que existe uma separação real entre produtividade pessoal e profissional pois ambas fazem parte da mesma coisa.

Não é possível separar um indivíduo em duas partes.

Nosso desempenho em atividades profissionais pode ser afetado por questões pessoais e vice-versa.

Mesmo assim, vamos listar dicas para melhorar a produtividade pessoal.

Entenda sua produtividade ao longo do dia

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Faça uma auto análise por uma semana: anote em quais períodos do dia você sente sua criatividade fluindo, sua energia para executar tarefas em grau máximo e em quais acontece justamente o oposto.

Muitos funcionam bem no primeiro horário da manhã, mas no fim do dia já não são mais capazes de criar nada.

Outros preferem acordar mais tarde porque sentem-se altamente engajados no período noturno.

Nem todos se adequam ao horário das 8h às 18h e por isso é essencial compreender o que dá certo para você.

Mas não se engane: nem as pessoas mais produtivas que você conhece conseguem manter seu nível de concentração e criatividade altos ao longo de todo o dia.

Muitas vezes nem mesmo todos os dias.

Defina o melhor horário para o seu trabalho e faça com que você sempre consiga trabalhar sem interrupções nesse períodos.

É impressionante o que uma mente livre, produtiva e criativa consegue fazer em tão pouco tempo.

Pessoalmente, eu sou espartano com minha primeira hora do dia.

É meu momento introspectivo de maior criação e por isso eu o projeto com unhas e dentes.

É nesse período que surgem grandes ideias para a produção de textos para o Viver de Blog.

Detalhe a sua própria rotina

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Como começa um dia típico de trabalho para você?

Você começa seu dia já sabendo quais são suas prioridades? Quais tarefas precisa entregar no final do dia?

Ou começa olhando para a tela do computador e pensa:

“O que é que preciso fazer hoje mesmo?”

Se você faz isso, tenha em mente que está perdendo muito tempo todos os dias.

Planeje suas atividades do dia na noite anterior.

Ou até mesmo na semana anterior.

Se você for um produtor de conteúdo, considere elaborar seu próprio calendário editorial para organizar sua estratégia de produção de conteúdo.

Quanto mais organizada for sua rotina, maior sua produtividade.

Experimente fazer isso e me conte depois.

Ritual matinal: porque você deveria criar o seu

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Muitos nomes brilhantes e altamente criativos como Thomas Edison, seguiam rotinas bastante rígidas.

E não somente durante seu período de trabalho, mas ao longo de todo dia.

Ter um horário para acordar, para dormir, para se exercitar e para trabalhar ou ter momentos de lazer contribui para o melhor gerenciamento do tempo.

Mais importante ainda é ter uma rotina matinal que pode fazer toda a diferença no seu desempenho ao longo do dia.

Afinal é a hora que nosso nível de energia está mais alto.

Principalmente após uma revigorante noite de sono.

Garanta uma boa noite de sono

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Uma noite mal dormida é praticamente certeza de um dia com baixa energia.

Nosso corpo precisa naturalmente desse período de descanso para recarregar suas energias.

A quantidade ideal de horas dormidas irá variar de pessoa para pessoa. Porém, existem algumas boas práticas para melhorar a qualidade do seu sono.

Busque dormir de 5-6 ciclos de sono profundo. Cada ciclo possui em torno de 90 minutos. Portanto, uma noite “completa” de sono consiste dormir por 7:30 até 9:00.

Alimente-se da forma mais saudável possível

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O que você come também é muito importante para manter sua energia alta durante o dia.

Ao contrário do senso comum, existem gorduras boas que mantém sua reserva de energia alta por várias horas.

A gordura boa atua como uma tora de madeira que pega fogo aos poucos, enquanto carboidratos atuam como um graveto que pega fogo rapidamente.

É por esse motivo que um café pela manhã com manteiga e óleo de coco ajudam na concentração para as primeiras e importantes horas do dia.

Pratique uma atividade física e se possível logo de manhã

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Exercícios, de preferência ao ar livre com sol, são essenciais para uma vida saudável, sendo mais do que uma questão de estética ou aparência.

Logo, se você quiser melhorar a sua energia, assim como o poder de concentração, exercícios regulares – nem que sejam apenas 30 minutos por dia – trabalham o corpo e a mente.

Manter hábitos saudáveis certamente aumentará sua produtividade.

Descubra como ter mais produtividade no trabalho

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Se você se preocupa em seguir as dicas para a produtividade pessoal já está na metade do caminho rumo à produtividade no trabalho.

Afinal não há separação real entre elas.

Cuide do seu ambiente de trabalho

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Todo trabalho de qualidade começa com um ambiente organizado.

Você tem o costume de arrumar sua área de trabalho antes de começar a trabalhar?

Mantenha sua mesa com poucos objetos e papéis espalhados.

Sua cadeira deve ser confortável e seu computador deve estar ajustado na altura certa, a fim de evitar dores nas costas, pescoço e pulsos.

Para não levantar a cada vez que sentir sede ou pior, não tomar água durante o dia, mantenha uma garrafa sempre com você.

Se seu ambiente de trabalho não está organizado, é muito provável que você não conseguirá aplicar 100% do seu foco.

Principalmente, se você é do tipo que se distrai facilmente.

Um equipamento que me ajuda muito a ter mais produtividade no dia a dia de trabalho, por incrível que pareça, é um mouse, mais precisamente o MX Master. Gravei um vídeo sobre ele e vou deixar o link para você logo aqui abaixo:

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Trabalhe em pé

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Um estudo canadense que acompanhou 17 mil pessoas por 12 anos, mostrou que as pessoas que passavam o dia sentado tinham maior risco de morte, independente do fato de se exercitavam ou não.

Sentar é o novo fumar

Chocante, não é mesmo?

Trabalhar em pé, seja alternando com o trabalho sentado ou colocando seu computador em uma altura confortável, ajudará você a prevenir alguns tipos de doenças, além de deixar você mais disposto durante o dia.

Reuniões intermináveis

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Reuniões são lentas, chatas e tomam muito tempo, se não forem otimizadas.

Você participa de uma hora para algo que poderia ter sido resolvido rapidamente através de um email, mensagem ou uma conversa de 5 minutos.

As pessoas menos produtivas geralmente são aquelas a favor de extender reuniões – Thomas Sowell

Além disso, reuniões tem geralmente horário fixo para começar e isso pode matar sua produtividade antes de iniciar uma reunião.

Imagine começar uma atividade que requer alto índice de concentração sabendo que você terá que parar daqui 15 minutos para entrar em uma reunião.

“Nada fácil né?”

Infelizmente, embora evite ao máximo, reuniões ainda são necessárias.

Porém, eu aprendi algumas dicas que ajudam a minimizar a fadiga mental delas:

  1. Planeje a conversa antes: Escreva os tópicos que você irá tratar.
  2. Siga a pauta: Evite fugir para lá ou para cá.
  3. Seja claro e objetivo: Quando falar sobre um assunto, evite contar longas histórias e vá direto ao ponto.
  4. Estipule a duração: Sem tempo para acabar, você tende a falar mais, sendo menos objetivo.
  5. Busque marcar horários que não estejam próximos de atividades que necessitem de um alto índice de concentração.

Como aumentar minha produtividade – 27 dicas práticas para encontrar a alta performance

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Ir além do esperado, estabelecer padrões acima da média e gerar excelência de resultados simplesmente não é possível sem uma alta produtividade.

Para alcançar aquilo que poucos conseguem, fique de olho nessas dicas:

  1. Descubra quais as suas maiores distrações: redes sociais, telefonemas, emails, conversas paralelas, etc.
  2. Além de reconhecer o que tira seu foco é interessante entender qual o padrão por trás disso. Por exemplo, pode ser que na parte da manhã, as redes sociais acabem sendo sua maior distração.
  3. Após descobrir o que te faz perder tempo, elimine essas distrações de vez. Se o celular for um problema por exemplo, deixe-o desligado.
  4. Use essas distrações com inteligência: após um período de trabalho (que pode variar entre 60-90 minutos), faça uma pausa. E nessa pausa de 10 a 15 minutos você pode até mesmo acessar sua página no Facebook para se distrair.
  5. Que tal organizar sua semana no domingo à noite? Não tomará mais que 10 minutos do seu tempo mas economizará bons minutos de suas manhãs.
  6. Planeje seu dia de acordo com as tarefas prioritárias e não as mais fáceis ou menores.
  7. Saiba o porquê de você estar executando a tarefa e mantenha anotações do que você fez e fará na próxima semana.
  8. Aprenda a dizer não a atividades que não são prioritárias.
  9. Cuide de suas emoções.
  10. Evite pessoas e pensamentos negativos.
  11. Escute músicas enquanto trabalha para manter o foco.
  12. Não misture trabalho com lazer, como por exemplo trabalhar vendo televisão. Você não fará uma coisa nem outra.
  13. Esqueça o hábito de apagar incêndios. Não reaja somente à urgências, tenha seu dia planejado.
  14. Defina prazos menores para tarefas mais importantes: quando você limita o tempo para realizar uma atividade acaba por concentrar mais energia nela.
  15. Não escreva emails longos: assim você não desperdiçará seu tempo e nem de quem está lendo.
  16. Mantenha uma lista de tarefas. Sua cabeça não é um computador e o esforço de ter que lembrar do que precisa ser feito não compensa.
  17. Durante atividades que não exigem muito do seu cérebro, como lavar louça, fazer faxina e outros, aproveite para ouvir algo produtivo, como podcasts, por exemplo.
  18. Não assista TV antes de dormir: em vez de relaxar você pode ir para cama ainda mais estressado, e dependendo do conteúdo do que está sendo assistido, pior.
  19. Saiba a hora de descansar. Respeite os limites do seu corpo e mente
  20. Medite todos os dias: a meditação ajuda não só a manter o foco diante das distrações externas, mas das internas também.
  21. Aprenda a delegar tarefas.
  22. Crie processos para atividades repetitivas e se possível, automatize-as.
  23. Crie uma lista do que fazer e uma do que NÃO fazer. Steve Jobs disse que a Apple só se tornou um sucesso não pelos projetos que foram feitos, mas sim por causa daqueles que foram ignorados.
  24. Evite o retrabalho. Procure fazer certo logo na primeira vez, mesmo que leve mais tempo para finalizar.
  25. Use ferramentas para melhorar sua produtividade.
  26. Não olhe sua caixa de entrada de emails em um momento que não poderá responder, por exemplo. Evite o retrabalho.
  27. Não consegue ficar longe do celular? Coloque no silencioso e desligue todas as notificações. Ligações, mensagens e qualquer notificação ficarão armazenadas e você poderá vê-las em detalhes no seu momento de pausa.

Se ainda assim você estiver com dificuldades para triplicar sua produtividade, aumentar sua concentração e alcançar resultados extraordinários com alguns minutos por dia, conheça a Universidade da Alta Performance do meu amigo e parceiro Bruno Picinini. Só clicar aqui para saber mais!

Ferramentas de produtividade

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Não é a toa que deixamos para falar de ferramentas de produtividade para o final.

Você precisa saber que para aumentar sua performance de nada adianta investir em soluções imediatas quando a base ainda não está sólida.

É como construir um castelo em areia movediça.

Não vai ser algo sustentável a longo prazo.

Mas acredito que se você chegou até aqui é porque entendeu a importância de trabalhar a produtividade de dentro para fora e já está preparado para usar as ferramentas a seu favor.

Portanto, vou listar as ferramentas de produtividade que eu e minha equipe mais usamos para mantermos o nível de excelência na entrega de resultados.

Pocket

pocket

A quantidade de informações que recebemos todos os dias na internet é imensa e infelizmente fica difícil absorver tanto conhecimento sem atrapalhar a produtividade.

Para não perder materiais interessantes, uso o Pocket, onde consigo salvar para ler depois.

E melhor, funciona offline, sendo perfeito para momentos que estamos ociosos e sem acesso à internet, como em viagens de avião, por exemplo.

Evernote

Evernote

Ótimo lugar para anotar e centralizar ideias, afinal guardar tudo na cabeça ou em folhas de papel aumentam muito a chance de que se percam, além de causar um desgaste mental.

Contei como uso o Evernote nesse vídeo aqui embaixo. É só clicar para conferir todas as dicas:

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Google Drive

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É o lugar perfeito para guardar todo tipo de documento, especialmente aqueles que precisam ser compartilhados com minha equipe.

Dropbox

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Sincronização na nuvem. Todos os arquivos que disponibilizo para download nos blogs e nos cursos estão lá.

Trello

Trello-Logo

Atualmente utilizamos o Trello para organizar todas as tarefas e projetos do Viver de Blog.

É possível criar vários Quadros, que seriam os projetos, e dentro de cada um deles criar cartões de tarefas a fazer, as que estão em processo e as já finalizadas. Ótimo recurso para quem gosta de trabalhar com sistema Kanban.

Todoist

todoist

Como o próprio nome já indica, serve para gerenciar uma lista de tarefas, online e offline.

As tarefas podem ser compartilhadas e comentadas por outras pessoas. Além disso pode ser usado em 10 plataformas diferentes.

Possui versão gratuita que já vem com bons recursos.

OmniFocus 2 (Mac + iOS)

omni

Meu software favorito e poderoso para gerenciar tarefas. É onde coloco as tarefas que preciso resolver no dia-a-dia e onde estão todos os rituais matinais e noturnos.

Sempre aberto no Mac e integrado com iPhone e Apple Watch.

Até gravei um vídeo explicando como uso o Omni Focus para aumentar minha produtividade. Só clicar aqui embaixo para assistir:

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Sunrise Calendar

sunrise

Você possui um calendário para projetos profissionais, outro para demandas pessoais e ainda mais um para lembrar aniversários de familiares e amigos?

Administrar todos eles separadamente não é exatamente a maneira mais produtiva de ser fazer.

Para isso, usamos o aplicativo gratuito Sunrise Calendar, que centraliza todos os calendários das plataformas Google Calendar, ICloud e Exchange.

Disponível para Desktop, Iphone, Ipad e Android.

1 Password

vdb-logo-13

Gerenciador de senhas. Você nunca mais precisará pensar em senhas ou lembrar delas.

Você só terá que lembrar a senha principal de acesso. Além disso, você nunca mais precisará digitar senhas para logar em sites, já que ele fará isso para você.

Video Speed Controller

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Através dessa extensão para o navegador Chrome, é possível acelerar vídeos, para que você consuma conteúdos com maior rapidez na internet.

Kill News Feed

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O Facebook é um dos maiores vilões da produtividade, mas com essa extensão para Chrome você consegue se manter afastado do Feed de notícias, substituindo-o por uma frase lembrando que você não pode se distrair durante o trabalho.

Text Expander

text-expander

Disponível apenas para MAC, essa ferramenta garante que você digitará muito mais palavras mas com menor esforço ao criar atalhos para as palavras e frases mais utilizadas por você.

Inbox

inbox

Com esse app gratuito, que é integrado à sua conta no Gmail, você poderá usar seu iPhone ou iPad para organizar o seu email rapidamente com gestos simples e rápidos.

Você pode utilizar o Inbox para categorizar seus emails por assuntos similares , e se quiser, pode excluir tudo de uma vez. Ótimo para aquelas promoções nas quais você não está interessado.

Pomodoro One (Mac)

Pomodoro
Se você gosta da técnica Pomodoro para gerenciamento de tempo, esse aplicativo é muito bom.

Você define quantos minutos quer trabalhar e quantos quer descansar.

Utilizo em torno de 60 minutos de trabalho com 10 minutos de descanso.

Rescue Time (Mac + PC)

Rescue-Time
Software para você entender onde está gastando seu tempo.

Ideal para quem ainda tem dificuldades em lidar com procrastinação e está sempre com a sensação de que as 24h do dia não são suficientes para suas tarefas e projetos.

Nesse vídeo da série Ferramentas & Aplicativos para Viver de Blog, eu mostro 7 ferramentas que aumentam drasticamente minha produtividade.

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Fatos e estatísticas para Tweetar

  1. (tweet) 20% de um dia de trabalho médio é gasto com tarefas verdadeiramente importantes, enquanto 80% do dia é usado para coisas com pouco ou nenhum valor.
  2. (tweet) Ser multitarefa resulta em 40% de queda na produtividade bem como aumento de 10% no nível de estresse.
  3. (tweet) A felicidade e satisfação que sentimos ao experimentar esse grau máximo de concentração, faz com que nossa produtividade também atinja seu pico máximo.
  4. (tweet) Busque dormir de 5-6 ciclos de sono profundo. Cada ciclo possui em torno de 90 minutos. Portanto, uma noite “completa” de sono consiste dormir por 7:30 até 9:00.
  5. (tweet) As pessoas menos produtivas geralmente são aquelas a favor de extender reuniões – Thomas Sowell
  6. (tweet) Produtividade nunca é um acidente. É sempre o resultado de um comprometimento com a excelência, inteligência, planejamento e esforço focado. – Paulo J. Meyer
Fature de R$ 7.000 a R$ 22.000 por mês enviando emails.

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Conclusão

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Tornar-se altamente produtivo requer muito mais do que o uso correto de técnicas e ferramentas.

Primeiro de tudo é preciso encontrar o seu propósito.

Para quem não sabe onde deseja chegar, qualquer caminho serve.

Além disso, é preciso construir uma base sólida, cuidando de sua saúde física, mental e espiritual antes de mais nada.

Quando o equilíbrio finalmente for encontrado, certamente você atingirá níveis de produtividade que nem imaginava ser capaz.

E nunca duvide de seu potencial, só é preciso procurar um pouco melhor dentro de você.

Então, como diz meu amigo Gabriel Goffi, “bora para a action”?

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