Você controla sua rotina ou ela te controla? Como o gerenciamento de tempo pode elevar ou destruir sua produtividade

O efetivo gerenciamento de tempo não é uma tarefa das mais fáceis.

Mesmo as pessoas mais organizadas já se pegaram querendo que o dia tivesse mais do que apenas 24 horas.

Mas como você já sabe, o tempo é uma constante e não pode ser moldado às nossas necessidades.

Entretanto você pode sim escolher bem o que vai fazer com o tempo que tem à sua disposição.

Primeiro, esqueça de uma vez por todas o maior mito da produtividade: estar sempre ocupado(a) não significa ser uma pessoa produtiva ou que sabe fazer gerenciamento de tempo.

Você pode estar apenas matando tempo com atividades que nada acrescentam à sua vida e que não produzem resultados e ainda assim não ter tempo para fazer mais nada de útil.

Também de nada adianta aumentar o número de horas que você passa trabalhando para dar conta de mais e mais tarefas.

Adotar jornadas diárias de trabalho de 14, 15 horas só irá resultar em mais cansaço e, a longo prazo, uma queda na sua produtividade.

Sabe a sensação de ter passado o dia ocupado(a) e sem tempo e mesmo assim chegar ao final do expediente e sentir que não finalizou nada ou quase nenhuma das atividades que realmente precisava?

Quando isso acontece, você chega ao final do dia exausto(a) e extremamente estressado(a) e frustrado(a), não é mesmo?

De acordo com o estudo do British Medical Journal, o estresse no ambiente de trabalho pode ser reduzido se o correto gerenciamento de tempo for aplicado.

Ou seja, você pode organizar melhor seu tempo, trabalhar menos e assim conseguir uma folga na sua agenda seja para dar andamento a um projeto pessoal, fazer atividades físicas ou começar a reduzir a pilha de livros para ler.

Parece interessante? Então continue lendo este artigo para saber como fazer um melhor gerenciamento de tempo.

Você vai saber mais sobre:

• O limite de suas próprias capacidades
• Quem está atrapalhando seu gerenciamento de tempo
• Por que priorizar tarefas é tão importante
• Alternância entre tipos de tarefas para um melhor gerenciamento de tempo
• Por que você precisa aprender a delegar tarefas
• Gerenciamento de tempo x estresse e ansiedade
• Importância do ócio criativo no gerenciamento de tempo

Você conhece os limites de suas capacidades?

Nenhum planejamento eficiente começa sem a aquisição de conhecimento.

Mas quando falamos de gerenciamento de tempo, o seu objeto de estudo deve ser apenas um: você mesmo.

Afinal, como você espera organizar o seu próprio tempo se você sequer sabe como gasta as 24 horas do seu dia, quais são as suas maiores prioridades e para quê você precisa de mais horas livres?

Você já cronometrou quanto tempo demora para ler 10 páginas de um livro?

Quantos minutos precisa para escrever a resposta de um email?

Quantas horas de sono são necessárias para você acordar bem disposto(a)?

Depois de quanto tempo de concentração e foco absolutos, você começa a cansar e ficar mais distraído(a)?

Estas e muitos outras respostas sobre sua performance são essenciais para você começar a pensar em fazer seu gerenciamento de tempo.

Como você espera planejar seu dia se não sabe nem quanto tempo leva para completar uma tarefa?

Faça um simples exercício. Escolha um dia da sua semana (de preferência um dia de trabalho) e anote absolutamente tudo que você fizer desde o momento que seu alarme tocar pela manhã.

E não esqueça de anotar também quanto cada atividade consumiu do seu tempo.

Inclusive você vai descobrir quais são os maiores ladrões do seu tempo.

Quem está atrapalhando seu gerenciamento de tempo?

Se você fez ou fizer o exercício que sugeri aqui em cima, vai ver que está cercado por todos os lados de grandes vilões da sua produtividade.

Cada um põe seus planos de gerenciamento de tempo por água abaixo de uma maneira diferente, em horários distintos e até por razões diferentes.

No entanto, algumas distrações são quase unânimes para a maioria das pessoas.

Portanto, vamos conhecer os maiores ladrões de tempo e o que fazer para não cair mais nessas armadilhas.

Alta conectividade e excesso de informações

A evolução da internet como conhecemos hoje nos possibilitou realizar tarefas que consumiam uma boa dose de tempo, como pagar contas no banco, fazer compras e até fazer reuniões de trabalho.

Em alguns casos, basta um clique no seu aplicativo de celular e rapidamente seu problema está resolvido.

Em teoria sobra muito mais tempo para dedicar a atividades realmente relevantes.

Mas na prática, ficar praticamente 100% do dia conectado(a) pode acabar atrapalhando o gerenciamento de tempo.

Em 2004, a pesquisadora da Universidade da Califórnia, Gloria Mark, decidiu investigar quais os efeitos da tecnologia na vida das pessoas e no ambiente de trabalho.

O tempo em que essas pessoas ficavam concentradas em uma tarefa foi cronometrado, chegando a uma média de 3 minutos.

O mesmo estudo foi refeito em 2014, já com os smartphones bastante popularizados. E dessa vez a média de concentração caiu de 3 minutos para apenas 59 segundos!

Difícil manter a produtividade alta com tantas distrações na palma da mão.

Eu me distraio facilmente, até com um mosquito dentro do meu ambiente de trabalho.

Se o celular estiver ao meu lado então, pior ainda. Mas, por saber quais são as minhas maiores distrações, eu também sei o que tenho que fazer para não atrapalhar todo o meu gerenciamento de tempo.

Por isso, durante os períodos do dia em que estou trabalhando, o celular fica em outro cômodo da casa.

Além de tirar o celular de perto, mantenho o mínimo de janelas abertas no computador. Caso contrário, será muito fácil ficar pulando de uma aba para outra e chegar ao final do dia sem produzir quase nada.

Quanto menos opções você der para sua mente se distrair, mais focado você estará para completar suas tarefas mais importantes. E até mesmo sofrerá muito menos com um dos vilões da produtividade: o bloqueio criativo.

Redes Sociais

Dar apenas aquela espiadinha no Facebook durante uma tarefa importante nem vai atrapalhar seus resultados, certo?

Pode até ser, mas muitas vezes, o que deveria tomar apenas 5 minutos, acaba consumindo quase meia hora do tempo que você reservou para uma tarefa importante.

Para não perder o prazo, fazer horas extras e acabar o dia completamente esgotado(a) é a escolha de muitas pessoas.

Mas não é a mais inteligente em termos de gerenciamento de tempo e muito menos contribui para uma melhor qualidade de vida no trabalho.

Claro que você não precisa se isolar do mundo e não dar uma espiada sequer nas suas redes sociais preferidas.

Ao invés disso, o que acha de quebrar sua tarefa em blocos de tempo? Vamos imaginar que após uma hora de total concentração, sua mente comece a se distrair.

Você pode estabelecer 1 hora de trabalho intercalada com 5 ou 10 minutos de descanso e usar estritamente este tempo para acessar o seu Facebook, Instagram ou Snapchat.

Se as redes sociais estão atrapalhando seu gerenciamento de tempo, esqueça as notificações em tempo real nos períodos em que estiver concentrado(a) no trabalho.

No meu caso, como trabalho o tempo todo conectado à internet, uso um navegador somente para as redes sociais e outro para trabalho.

Deixo o Google Chrome, para atividades profissionais e ainda utilizo um plugin chamado News Feed Eradicator for Facebook, que substitui seu feed de notícias por uma frase motivacional.

E para relaxar e ver as novidades, uso o Firefox. Desse jeito condiciono meu cérebro a entender qual é o momento de trabalho e qual o momento de relaxar um pouco.

Emails

O maior pesadelo de algumas pessoas é a caixa de entrada sempre lotada e que parece só aumentar, já que ao responder um email, chegam outros três.

Isto também acontece com você?

Além disso, quantas vezes, no seu dia, você para para olhar seus emails?

O maior problema de olhar seus emails a todo momento não é só parar o que está fazendo, mas sim deixar para agir depois.

Você só quer saber quem está enviando mensagens, para quando tiver tempo, respondê-las ou apagá-las.

E possivelmente terá que ler tudo novamente para fazer isso. O que é caracterizado como retrabalho, certo?

Portanto, escolha uma hora do seu dia não só para olhar seus emails, mas também para fazer algo com eles.

Eu, particularmente recomendo fazer essa checagem no final do dia. Especialmente se você já tem suas atividades planejadas.

Ao fazer isso você consegue planejar seu dia seguinte para atender algumas demandas e faz o gerenciamento de tempo de acordo com a sua agenda e não com a de outras pessoas.

Reuniões sem propósito e falta de objetividade

Reuniões são e sempre serão importantes para manter o bom relacionamento entre uma equipe de trabalho. Bem como para alinhar expectativas e metas de qualquer empresa.

Mas para não perderem seu propósito, precisam ser planejadas e objetivas.

Se algo que poderia ser resolvido em apenas 5 minutos, precisa de uma reunião de uma hora, algo está bastante errado.

Além disso, reuniões longas causam fadiga mental naqueles que participam.

Portanto, já que são necessárias, podem ser otimizadas com uma ata bastante objetiva, com tempo de duração estipulado e em horários onde a concentração das pessoas já é naturalmente menor, como antes do almoço ou próximo ao final do dia.

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Aprenda a priorizar: a diferença entre urgente e importante

O gerenciamento de tempo exige conhecer a diferença entre aquilo que é importante e aquilo que é urgente” – Mackenzie

Analise seu papel de decisão diante de uma situação de escolha entre duas atividades, uma considerada importante e outra urgente.

Qual delas você faria primeiro?

Aposto que daria preferência à urgência, certo?

Por exemplo, você tem a importante missão de começar a praticar exercícios físicos todas as manhãs. O que não é considerada uma atividade urgente, apesar de sua grande importância para a manutenção de sua saúde.

No entanto, um projeto de última hora está obrigando você a acordar mais cedo,  pular a academia e ir direto para o trabalho.

Urgente mas não tão importante quanto sua saúde.

Temos a tendência de deixar que as tarefas urgentes dominem nosso tempo, nos tornando meramente reativos.

Se você já é uma pessoa que usa lista de tarefas para o dia, semana ou até mesmo mês, ótimo.

Mas você costuma atribuir graus de importância para cada um dos itens da sua lista? Se não, conhecer e usar a Matriz de gerenciamento de tempo pode te ajudar.

Matriz de gerenciamento de tempo

Stephen Covey, montou a Matriz de gerenciamento de tempo, que categoriza as atividades em 4 quadrantes:

• Importantes
• Urgentes
• Importantes e urgentes
• Nem urgentes e nem importantes

Ele afirma que atividades urgentes e importantes precisam ser feitas imediatamente.

Porém, tarefas menos importantes, mesmo que urgentes, não devem ser priorizadas.

Focar em atividades importantes faz com que você tenha mais controle no gerenciamento de tempo e reduz a possibilidade de tarefas que são importantes também virarem urgentes.

E não se engane achando que você preenche seu dia somente com atividades extremamente importantes.

Um estudo feito pelo Dr Donald Wetmore, do Instituto de Produtividade, constatou que apenas 20% do dia de trabalho é gasto com atividades importantes, enquanto os 80% são destinados a afazeres que geram pouco ou nenhum valor.

Uma das maneiras mais fáceis de priorizar é fazer uma “lista de tarefas”, seja ela diária ou semanal.

Na Viver de Blog utilizamos o Trello como ferramenta para organização de tarefas.

Para cada uma das atividades, usamos uma etiqueta de cor diferente, que indica se aquela tarefa é urgente e importante, urgente, importante ou nenhuma das duas.

Assim conseguimos priorizar, aumentar a produtividade do time e não perder prazos de entrega.

Mas não esqueça que, além de priorizar tarefas, revisite sua lista de tempos em tempos para confirmar se realmente tudo que está escrito faz sentido ou se pode ser descartado.

Você vai ficar surpreso(a), quando começar a fazer o gerenciamento de tempo, com a quantidade de afazeres que na verdade nem precisavam ser feitos!

Também não deixe de reavaliar a prioridade que você atribuiu para cada tarefa. A tendência é que o caráter de urgência vá mudando ao longo do tempo.

Diversificar tipos de tarefas para um melhor gerenciamento de tempo

Como vimos, organizar o seu dia e classificar tarefas por ordem de relevância, irá garantir que você faça aquilo que mais irá gerar valor na sua vida.

No entanto, nem de longe significa que só porque uma tarefa é importante e urgente, porém extremamente complexa, que você irá conseguir completá-la rapidamente e sem nenhum cansaço.

Muito pelo contrário.

Quanto mais tempo você dedica para uma atividade difícil, maior será seu cansaço mental. Mesmo que você tenha feito o gerenciamento de tempo perfeito para suas necessidades.

Mas se você planejar seu dia e até mesmo sua semana com antecedência e quebrar uma grande tarefa em vários pedaços, irá não só prevenir que você caia na armadilha da procrastinação, como também aproveite ao máximo o seu potencial.

O melhor jeito de manter seu rendimento alto ao longo do dia é intercalar tarefas de 3 tipos:

• Repetitivas/operacionais: responder e apagar emails e agendar postagens nas redes sociais, por exemplo.
• Criativas: definir novas estratégias e criar conteúdo.
• Físicas: organizar a mesa de trabalho, fazer 10 minutos de alongamento, etc.

Organize seu dia ao redor de apenas uma tarefa importante.

E defina o momento do dia onde você se sente mais produtivo e reserve o período necessário e sem interrupções para se dedicar a ela.

Eu costumo dividir meu período de trabalho em sessões de 60 a 90 minutos, com pausas entre 10 e 15 minutos.

Como tenho um horário mais flexível por trabalhar na internet, se me sinto muito cansado após finalizar uma tarefa mais complexa e que exige da minha capacidade de criação, vou para a academia.

Geralmente volto com muito mais disposição, pois enquanto meu corpo trabalha, minha mente está descansando. E vice-versa.

Vale a pena encaixar o hábito de praticar exercícios físicos em sua rotina, se você quiser mais saúde e disposição para ser uma pessoa mais produtiva.

Por que você precisa aprender a delegar

Principalmente aqueles que possuem uma personalidade controladora não suportam a ideia de delegar tarefas.

Mas acredite, existem outras pessoas que farão o trabalho tão bem ou até melhor que você porque estarão 100% focadas somente naquilo.

Você só precisa escolher, dentro do seu time, alguém com as habilidades perfeitas para a tarefa.

E claro, precisa saber quais são suas expectativas em relação ao projeto.

Delegar, no entanto, não significa que você não tenha que acompanhar o progresso da atividade. Mas apenas que você não terá que colocar a mão na massa e assim fazer um melhor gerenciamento de tempo para o restante de suas atividades.

Quem trabalha por conta própria e não tem ninguém para ajudar também pode delegar tarefas que tomam seu tempo e não estão relacionadas à sua habilidade única.

Para isso você pode contratar freelancers especializados ou empresas que prestam certos tipos de serviço.

Ao delegar responsabilidades e conseguir focar no que é realmente necessário, você sentirá sua ansiedade e seu estresse reduzindo pouco a pouco.

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Gerenciamento de tempo X estresse e ansiedade

O autor do livro Getting Things Done, Dave Allen, afirma que é possível, com o correto gerenciamento de tempo, ser produtivo e manter o estresse sob controle.

A teoria de Dave Allen não é exatamente uma receita de bolo, mas sim uma diretriz a seguir, da maneira que for mais adequada para o seu caso.

Os 5 pilares que sustentam a metodologia para melhorar o gerenciamento de tempo são:

1. Capture tudo que está na sua cabeça: seja as atividades que você precisa fazer no dia ou os itens da sua lista de compras na farmácia. Não existe uma maneira certa de fazer isso, pode ser em um caderno, no celular ou em um programa de computador. A ideia aqui é liberar espaço na sua cabeça.
2. Detalhe melhor suas atividades: se você estiver planejando uma viagem, quebre a atividade em outras pequenas tarefas, como comprar passagens, reservar hotel e montar o roteiro, por exemplo. Se alguma dessas coisas puder ser feita imediatamente, faça. Se for necessário delegar, faça o quanto antes também.
3. Organize sua lista de tarefas. Divida os itens da sua lista por categoria, defina datas de entrega e classifique de acordo com a prioridade.
4. Analise sua lista. Veja quais ações você deve fazer em seguida e quais os passos definidos para a task. E não deixe de fazer essa análise de tempos em tempos, para conferir onde você está fazendo progresso e quais os ajustes necessários.
5. Finalmente, vá para a prática. Uma lista organizada irá facilitar a parte mais difícil de qualquer projeto: seu começo.

O simples ato de fazer anotações e organizar tudo que precisa ser feito, torna qualquer tarefa mais fácil de ser executada.

Uma boa maneira de manter o estresse e a ansiedade sob controle é praticar a meditação diária. Se você ainda não conhece esse e outros benefícios da prática, leia este artigo.

E libera mais espaço na sua mente para algo bastante importante porém completamente desvalorizado: o ócio criativo.

Importância do ócio criativo no gerenciamento de tempo

Perder tempo em aprender coisas que não interessam, priva-nos de descobrir coisas interessantes” – Carlos Drummond de Andrade

Você pode achar estranha a sugestão de reservar um tempo para não fazer nada, ainda mais hoje quando vivemos atarefados praticamente 100% do tempo, para assim conseguir ser mais produtivo e gerenciar melhor as 24 horas do nosso dia.

Mas antes de explicar porque reservar espaço na sua agenda para o ócio criativo, você precisa entender qual o conceito por trás desta proposta.

De acordo com Domenico de Masi, sociólogo e autor do livro “O Ócio Criativo”, significa fazer três coisas ao mesmo tempo:

1. Trabalhar para gerar riqueza
2. Estudar e adquirir novos conhecimentos
3. E fazer isso tudo de maneira divertida e que gere bem-estar

Ou seja, navegar por horas nas redes sociais sem nenhum propósito de pesquisa ou passar o dia na frente da TV não pode ser considerado ócio criativo, já que não gera aprendizado nem riqueza.

No entanto, este não é um privilégio que pode ser experimentado por todos os tipos de profissionais.

Apenas aqueles que trabalham com o intelecto ou principalmente com criatividade podem usufruir melhor dos benefícios da prática.

Quem trabalha pela internet precisa manter a criatividade em alta. E ao contrário do que muitos imaginam, ser criativo não é dom, mas sim treino.

Mas para sair do lugar comum, você precisa manter sua mente aberta e descansada.

Quando você está com uma carga de trabalho excessiva, sua energia fica concentrada em apenas um assunto, impedindo seu cérebro de fazer novas conexões.

Para realizar mais conexões, você precisa diversificar, de vez em quando, seu foco de atenção e equilibrar momentos de trabalho e lazer, não só para manter a motivação elevada, mas também ter novos insights.

Portanto, sempre que possível, reserve um tempo para ler livros, assistir filmes e consumir conteúdo de qualidade. Você vai perceber a diferença na sua performance em pouco tempo.

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Conclusão: não deixe o tempo controlar sua vida

O tempo irá passar de qualquer jeito e na mesma velocidade para todos nós.

Se você tem algo que gostaria de realizar, não deixe para começar amanhã. Garanto que quando amanhã chegar você vai ter desejado ter começado ontem.

Coloque suas metas no papel e depois parta para a ação.

Para encaixar algo novo em sua rotina, mesmo que pareça impossível, faça o gerenciamento de tempo. Você irá descobrir que nada é impossível, mas sim uma pequena questão de organização.

Jogue fora aquilo que não serve mais para você e abra espaço para o novo, para fazer aquilo que realmente faz seu coração bater mais forte.

Quem mata o tempo não é assassino, mas sim um suicida”. – Millôr Fernandes